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Sonntag, 2. März 2014

Das Briefing - Die Basis für jedes Projekt

Dieser Artikel entstand aus einem Mix eigener Erfahrungen und einigen interessanten Artikel. Ein Briefing ist eine existenziell wichtige Grundlage für den Projektmanager und sichert den Erfolg des Projektes.

So fängt alles an
Meistens kommt die simple Anfrage mal eben eine Website zu gestalten. Naja, das englische "brief" heißt zwar auch "knapp", aber mit so wenig sollten Sie sich nicht zufrieden geben. Denn man sollte schon eine genauere Vorstellung davon haben, was der Auftraggeber will. Es macht keinen Sinn, einfach eine Website mit einer Hand voll Seiten anzubieten, ohne genau zu wissen was genau Sinn und Zweck des Auftrittes ist. Am besten lässt man sich einen persönlichen Termin geben, so bekommt man ein Gefühl für die Persönlichkeit, das Unternehmen und die Wichtigkeit, die dem Projekt beigemessen wird.



Der Auftraggeber
Der ideale Auftraggeber hat klare Vorstellungen über seine Ziele und seine Zielgruppe. Er ist offen für die Lösungen, die Sie ihm im Laufe des Projekts vorschlagen, er erwägt sachlich deren Vor- und Nachteile und findet zusammen mit Ihnen schließlich die optimale Lösung. Doch selten wird man mit idealen Auftraggebern zu tun haben. Meist hat dieser bereits ein Bild davon, wie Gestaltung und Navigation der Site aussehen sollen. Das heißt aber, in Lösungen statt in Zielen zu denken. Zu diesem Zeitpunkt ist man aber noch dabei, erst einmal die Probleme zu analysieren und die Ziele festzulegen. Die Lösung ist noch ein ganzes Stück entfernt. Wenn möglich sollte man den Auftraggeber von seiner vorgefassten Meinungen abbringen, um offen für neue Ideen zu sein. Weiß er noch nicht, was er will, sollten man die Ziele für das Projekt mit Ihm gemeinsam erarbeiten. So kann man vermeiden viel Mühe in ein Konzept zu stecken, um am Ende festzustellen, dass der Auftraggeber etwas ganz anderes will. Viele wissen nicht, was sie wollen, sondern nur, was sie nicht wollen - wenn sie es vor sich sehen.

Die wichtigsten Fragen

In jedem Fall sollten Sie folgende Punkte mit dem potenziellen Auftraggeber klären:

  • Was sind die Ziele des Projekts?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Welche Inhalte sollen auf die Site?
  • Sind mehrere Sprachfassungen geplant? Wenn ja, welche?
  • Welche Funktionen soll die Site haben?
  • Gibt es ein Corporate Design bzw. eine Corporate Identity oder Gestaltungsrichtlinien?
  • Gab es frühere Multimedia-Produktionen? Wenn ja, bitten Sie darum, diese anzusehen, und fragen Sie, ob der Auftraggeber zufrieden damit war.
  • Gibt es Vorbilder (positive wie abschreckende)?
  • Gibt es eine feste Werbeagentur?
  • Wie soll für die Website geworben werden?
  • Was ist das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens - in der Marketing-Sprache "unique selling proposition" (USP)? (Was unterscheidet den Auftraggeber von seinen Wettbewerbern?)
  • Welche Inhalte sind vorhanden? Gibt es Texte, kann man diese im besten Fall umschreiben. Meist müssen sie für den Einsatz im Web aber völlig neu geschrieben werden.
  • Welche Grafiken, Fotos, Filme etc. sind vorhanden? Ist die Qualität ausreichend, und hat der Auftraggeber die Rechte an den Materialien?
  • Sollen Werbebanner auf der Site geschaltet werden?
  • Gibt es bereits eine Domain?
  • Wie sind die technischen Rahmenbedingungen?
  • Gibt es einen Server, auf dem die Site laufen soll? Soll sie in eine Datenbank integriert werden oder soll sie auf Datenbanken zugreifen?
  • Wann soll die Site online gehen?
  • Wie soll die Site gepflegt und aktualisiert werden?

Versuchen Sie außerdem durch eigene Recherchen folgende Informationen herauszubekommen:

  • Wie sehen die Web-Auftritte der wichtigsten Konkurrenten aus?
  • Haben sie Funktionen, die über das hinausgehen, was sich Ihr potenzieller Auftraggeber vorstellt? Was ist gut, was schlecht?
  • Wie steht die Firma im Markt? Ist sie ein Nischenanbieter, ein kleiner Herausforderer oder Marktführer?
  • Wie stellt sich die Firma nach außen dar?
  • Welche Bedeutung hat das Web für die Firma?

Häufige Probleme - und ihre Lösung

Das Expertenproblem
Als Projektmanager ist man der Fachmann, so kann man dem Auftraggeber erzählen wo es lang geht. Genau das sollte man aber beim Briefing vermeiden! Im ersten Stadium ist es sehr wichtig aus dem Auftraggeber herauszulocken, was er eigentlich haben möchte.

Das Auftraggeberproblem
Fast jeder Auftraggeber hat eine Vorstellung davon, wie sein Webauftritt aussehen soll. Diese Vorstellung mitteilen können jedoch die wenigsten. Wenn man aber etwas abliefern, das anders aussieht als die Vorstellung des Auftraggebers, beginnen die Probleme.

So sollte man im Briefing-Gespräch zwar die Fäden in den Händen halten, aber den Auftraggeber reden lassen und alles ausplaudern, was für das Projekt interessant sein könnte. Mit den richtigen Fragen bekommt man so alles nach und nach aus ihm heraus. Auf keinen Fall mit Wissen protzen, dass verschreckt eher als das es beeindruckt. Wenn der Auftraggeber seine Ziele noch nicht genau entwickelt hat, sollte er auf jeden Fall das Gefühl haben bei der Entwicklung maßgeblich mitgewirkt zu haben. Er muß aber unbedingt verstehen, dass es über eine bloße Repräsentations-Site hinaus geht und immer auch in andere Werbe- und Marketingaktivitäten eingebunden sein müssen. Es ist zu überlegen, ob nicht mit dem Launch der Site eine größere Marketing-Aktion gestartet wird, um die Site bekannt zu machen.

Das Preisproblem
Oft wird der Auftraggeber beim ersten Gespräch schon nach den Kosten fragen. Diesen Punkt unbedingt so lange wie möglich offen halten, denn ohne das Projekt genau zu kennen ist es unmöglich zu kalkulieren! Der Auftraggeber sollte verstehen, dass man nicht nur einfach ein Brötchen über die Theke reichen will, sondern als kompetenter Partner mit Qualität und Zuverlässigkeit überzeugen will und er so nur gewinnen kann.

Bevor man ein Angebot abgibt sollte man versuchen heraus zu bekommen, wie hoch das Budget ist. Denn dann hat man eine Vorstellung davon, in welchem Rahmen sich Preis und Aufwand bewegen können.

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