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Sonntag, 16. März 2014

Erfolgreicher CMS-Start durch Content-Screening

Eine häufige Ursache für das Scheitern von Content Management Projekten ist die fehlende Benutzerakzeptanz durch komplizierte Redaktionsabläufe. Dies kann durch Content Screening vermieden werden.

Auch für die zeitgerechte und umfassende Migration von Bestandsdaten ist Content Screening eine unverzichtbare Voraussetzung. Im Ergebnis werden die Erstellungs- und Pflegeprozesse erheblich vereinfacht und erleichtert. Durch die detaillierte Untersuchung der Inhalte können Dateistruktur und Arbeitsabläufe optimal an die Anforderungen angepasst werden, ohne dass die Flexibilität für die Anpassung an wachsende Daten- und Nutzermengen verloren geht. Zentrale Layouts sichern die konsequente Einhaltung eines vorgegebenen Corporate Designs.

Beim Content Screening werden in enger Kooperation mit dem Auftraggeber bereits bestehende sowie zukünftige Inhalte untersucht, klassifiziert und priorisiert. Ziel des Content Screenings ist es, alle inhaltlichen und damit zusammenhängenden organisatorischen Strukturen zu identifizieren, die für das Customizing des CMS benötigt werden. Hieraus ergeben sich folgende Ergebnisse:

  • Inhaltsmodell (Dateivorlagen, Felder und Ordnerstruktur)– Layout- und Navigationsvorgaben
  • Festlegungen der Zugriffsrechte, Benutzergruppen und Workflows
  • optimale Vorgehensweise zur Integration bestehender Inhalte

In einer Content-Spezifikation im Pflichtenheft wird festgehalten, wie die im Content Screening identifizierten Strukturen im CMS abgebildet werden sollten und welche Infrastruktur dafür benötigt wird. Auch nach der Inbetriebnahme des CMS kann ein erneutes Content Screening durchgeführt werden – wenn auch in kleinerem Rahmen.

Content Screening kann somit folgende Vorteile bringen:

  • Daten können problemlos integriert werden und der Anpassungsaufwand bei späteren Änderungen oder Ergänzungen bleibt gering.
  • Vorgegebene Corporate Design wird optimal umgesetzt und die Navigationselemente der einzelnen Webseiten können vorher festgelegt werden.
  • Workflows mit Freigaberegelungen und Zugriffsrechte im Redaktionssystem sichern die Qualität der veröffentlichten Inhalte.
  • Leicht verständliche Redaktionsabläufe ermöglichen die schnelle Umsetzung konkreter Projektaufgaben.
Damit das Content Screening zügig durchgeführt werden kann, sollte bereits ein Pflichtenheft vorliegen, in dem festgeschrieben ist, welche Ziele bzw. welcher Mehrwert und welche Zielgruppen mit dem Content Management-Projekt erreicht werden sollen. 

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